Převažující digitální řešení, kdy je většina dokumentů zpracovávána elektronicky a dochází k systematickému omezování použití papíru, uvedlo v průzkumu 35 % firem. Dalších 25 % digitálně zpracovává a uchovává podstatnou část svých dokumentů. U zbylých 40 % firem ale stále v kancelářích převažuje práce s papírem, 7 % respondentů dokonce uvedlo, že s ním pracují výhradně.[1]
„Přístupem českých firem k používání papíru v jejich provozu se zabýváme dlouhodobě a máme tedy srovnání s předchozími lety. Třeba oproti průzkumu v roce 2021 se počet podniků vykazujících praktickou bezpapírovost i těch, které se snaží na papíře uchovávat jen minimum dokumentů, o několik procentních bodů zvedl,“ komentuje Eva Kučmášová, ředitelka komunikace Canonu ve střední Evropě. „Podíl těch, které spoléhají výhradně na papír, naopak klesl o více než polovinu, což považujeme za dobrou zprávu,“ dodává.
Obliba ‚hybridu‘ klesá
Nutnou podmínkou digitalizace je využívání cloudových služeb. Z firem, které s digitalizací alespoň začaly, 40 % používá cloud pro uchovávání dokumentů nebo správu firemního tisku a skenování již delší dobu a 18 % s nimi začalo v posledním roce. Dalších 16 % o zavedení cloudu uvažuje. Je zde ale 16 % českých firem, které cloudovým službám nedůvěřují a odmítají jejich využití.
S tím souvisí i proměna vnímání tzv. hybridního způsobu práce, tedy modelu, kdy mají zaměstnanci možnost pracovat jak z kanceláře, tak mimo ni. V letech pandemie, kdy se lidé nemohli kvůli hygienickým opatřením fyzicky potkávat v kancelářích, byl hybridní způsob práce nutností, a mnoho firem jej i později implementovalo do svého provozu. „Jenže poté, co pandemie odezněla a život nejen v Česku se začal vracet do normálních kolejí, firmy začaly ve velkém od tohoto modelu ustupovat,“ říká Eva Kučmášová.
Cloud může i ušetřit
Z průzkumu Canonu vyplynulo, že možnost hybridního způsobu práce dnes umožňuje 58 % firem. Především jde o umožnění pracovat část týdne mimo kancelář (30 %). U 42 % respondentů však už dnes jde o „nechtěný“ model. Firmy nejčastěji jako důvod uvádí obavy ze ztráty efektivity, preferenci osobního kontaktu mezi zaměstnanci nebo se zákazníky nebo nedostatečné technické vybavení.
„Přitom jde o způsob, jak zaměstnancům díky flexibilitě a možnosti pracovat odkudkoliv dopřát lepší vybalancování pracovního a osobního života. Firma díky využívání cloudu navíc ušetří na papíru a dalším materiálu, jako jsou tonery nebo inkousty. A právě takové snížení spotřeby je v souladu i se strategiemi udržitelnosti, které většina tuzemských firem deklaruje,“ uzavírá Eva Kučmášová z Canonu.
[1] Průzkum probíhal metodou telefonického dotazování (CATI) tazateli agentury STEM/MARK na konci roku 2023 na reprezentativním vzorku českých firem s 50 a více zaměstnanci. Dotazováni byli vedoucí pracovníci firem a lidé odpovídající za nastavení a organizaci kancelářských prací.
