I když mnoho firem po dvou letech pandemie a distanční práce přivítalo zpátky v kancelářích většinu svých zaměstnanců, změna pracovního paradigmatu je znatelná. Možnost častěji vykonávat svou práci odkudkoliv je pro zaměstnance žádaným benefitem, který jim umožní především vybalancování pracovního a osobního života.
Firmy lidem vycházejí vstříc a některé z nich to navíc berou jako příležitost, jak ušetřit na provozu. A třeba dokonce zrušit některé své kanceláře. Aby však flexibilní způsob práce dával smysl a firma měla zároveň jistotu efektivního fungování, musí být vše podpořeno odpovídajícími technickými řešeními.
Plnohodnotná práce odkudkoliv
Řeč je především o cloudových systémech umožňujících vzdálenou správu firemních procesů, jako je třeba uniFLOW Online od Canonu. Díky němu mohou zaměstnanci odkudkoliv vykonávat své úkony plnohodnotně, a to včetně správy dokumentů, tisku nebo skenování na zařízení v domácím prostředí. A vedení má i na dálku přehled o jejich výkonnosti.
„Mnoho manažerů si během pandemie stěžovalo na to, že jejich zaměstnanci ztráceli efektivitu. Lidé pracující z domu zase měli problém s jednoduchým sdílením dokumentů, jejich tiskem, skenováním a kopírováním. Řešením obojího jsou dnešní pokročilá softwarová řešení, samozřejmě v kombinaci s vhodným hardwarem,“ říká Eva Kučmášová, šéfka komunikace Canonu ve střední Evropě.
UniFLOW Online je cloudovým řešením pro tisk a skenování přizpůsobitelné firmě jakékoliv velikosti, které eliminuje nutnost investic do místních serverů a jejich správy. Vhodně se dokáže postarat o všechny fáze životního cyklu dokumentu, a to jak v kanceláři, tak domácím prostředí.
Zaměstnanci mohou snadno tisknout z kteréhokoliv zařízení včetně malých tiskáren, které mohou využívat i další členové rodiny. „Stačí přihlašovací kód do uniFLOW Online. Pokud by ale zároveň neměli na zařízení možnost tisknout i ostatní členové rodiny, benefit se vytrácí,“ říká Kučmášová. „Flexibilní způsob práce ze své podstaty potřebuje řešení, která kombinují zabezpečení a uživatelskou přívětivost,“ dodává.
Bezpečnější řešení neexistuje
Právě bezpečnost je při diskusích nad flexibilním způsobem práce velkým tématem a mnoho firem má v tomto směru stále obavy: Nedochází k ohrožení, když budeme mít všechny klíčové dokumenty „online“ a mohou se k nim připojovat lidé prakticky odkudkoliv na světě? Experti ale ujišťují, že tyto obavy jsou naprosto neopodstatněné.
„Není bezpečnějšího řešení než uniFLOW Online. Pokud bychom jej srovnali s klasickou kanceláří využívající tiskových systémů na vlastních serverech, vychází cloud jako jednoznačný vítěz. Odolá všem známým hackerským hrozbám,“ vysvětluje Kučmášová. Garancí jistoty je spolupráce Canonu se společností Microsoft a její platformou Microsoft Azure. „Svépomocí není možné ve firmě takové míry zabezpečení nikdy dosáhnout,“ upřesňuje.
Naopak se ukazuje, že při neopatrném zacházení může být hrozbou papír. Čtvrtina respondentů průzkumu, který si nechal zpracovat Canon na reprezentativním vzorku českých firem, uvedla, že někdy našla na sdílené kopírce vytištěný citlivý dokument, který nebyl určen pro jejich oči. Každý čtvrtý z nich pak dokonce přiznal, že si „objev“ nejprve prohlédl a pak teprve předal osobě, které patří.
Navíc v Česku je stále zhruba pětina firem, kde jsou pracovní dokumenty ukládány do šanonů na neurčitě dlouhou dobu, takže nikdo už nesleduje jejich další život A pokud by si fakturu nebo smlouvu někdo odnesl domů, hrozí ztráta a zneužití citlivých informací. Podobně se chovají i firmy v zahraničí: 81 % Poláků se obává, že data uložená na cloudu jsou náchylná ke zneužití hackery, a proto raději volí uchovávání v papírové podobě. V Maďarsku je to 50 % zaměstnanců. Pro technologické společnosti je zde proto stále velký prostor pro osvětu.
„UniFLOW Online je maximálně zabezpečeným systémem, který odolá všem běžným hackerským hrozbám. Navíc firemní správce vidí, jak a kým je s jednotlivými dokumenty nakládáno a zda je třeba někdo nezměnil. Dokumenty lze přehledně řadit do složek a snadno v nich vyhledávat,“ vypočítává výhody Jitka Štědroňová z Canonu.
Digitální transformace u nás i sousedů
Průzkumy Canonu v Česku, Polsku a Maďarsku přinesly další řadu zajímavých faktů týkajících se chování lidí v kancelářích. I když povědomí o důležitosti digitální transformace roste všude, rozdíly v přístupu se mezi jednotlivými středoevropskými zeměmi najdou.
„Češi vykazují největší nadšení pro hybridní způsob práce a technologická řešení, která jej umožňují. Podniky v Polsku zase kladou největší důraz na zavedení elektronických formulářů namísto papírových, na automatické vytěžování faktur nebo digitalizaci firemního archivu. A Maďaři se nejvíce naučili využívat cloud k ukládání důležitých dokumentů,“ říká Štědroňová k průzkumu na reprezentativním vzorku firem v těchto zemích.
Dotazníky se zabývaly i likvidací firemních dokumentů. 78 % Poláků a 82 % Čechů je nejčastěji skartují, v Česku však na rozdíl od Polska každý desátý dokument končí v obyčejném koši. Nejhůře jsou na tom Maďaři – celých 52 % dotazovaných v této zemi tvrdí, že dokumenty hází prostě do koše, a skartovačku používá jen jeden ze tří maďarských podniků. Z toho vyplývají další bezpečnostní rizika, která dokáže přesunutí firemních procesů do digitálního prostředí eliminovat.
Kontrola nad procesy
A jak vůbec uniFLOW Online funguje?
Lidé pracující mimo kancelář mají ze svého domácího zařízení možnost naskenovat libovolné dokumenty přímo do prostředí uniFLOW Online. Zde dochází k jejich roztřídění a ukládání do příslušných složek, v nichž lze snadno vyhledávat. O tom, kdo s dokumentem může dále pracovat, rozhoduje firemní správce, a má tak dokonalý přehled, jak je s ním nakládáno a zda náhodou nedošlo k zneužití. To je zásadní hlavně u faktur, ale také třeba ve firemním archivu, z nějž bez vědomí správce nic nezmizí. A papírové originály mohou putovat rovnou do skartovačky.
„Výhody cloudu vyniknou ve srovnání s ukládáním papírových dokumentů v šanonech. Průzkum Canonu odhalil, že 53 % zaměstnanců v Česku má možnost tištěné dokumenty vynášet mimo kancelář. U 23 % o tom musí vědět nadřízený, ale celých 30 % s těmito dokumenty může manipulovat libovolně a klidně si je nosit domů. To jsou z hlediska bezpečnosti hrozivá čísla,“ upozorňuje Eva Kučmášová.
Vhodný hardware
I když je neustále řeč o cloudech, hybridní způsob práce, kdy je část zaměstnanců v kanceláři a část mimo ni, vyžaduje také odpovídající tiskový hardware. Málokdo má totiž představu, jak se dají zneužít běžné multifunkce, které sdílí lidé na pracovišti, a jak lze skrz ně z firmy „vysát data.“ Stačí jedna mezera v zabezpečení a problém je na světě.
Nejmodernější multifunkční zařízení řady imageRUNNER ADVANCE od Canonu mají standardně zašifrované SSD disky a dovolují ukládat dokumenty v zabezpečené podobě, což znemožňuje jednoduchý přístup ke všem informacím, které obsahují. Ale bezpečnost je možné posunout dále. Ve spojení s uniFLOW Online je možné např. anonymizovat názvy uživatelů a tiskových úloh v tiskové frontě. A tak i kdyby vám někdo koukal přes rameno, nebude znát jakoukoliv informaci o tom, co tisknete.
„Dnes už není mezi odborníky pochyb o tom, že cloudové technologie jsou budoucností kancelářské práce. Efektivně pomáhají nejen organizovat práci v kanceláři, ale jsou nezbytnou podmínkou práce na dálku. A vzhledem k tomu, že není potřeba budovat síť a udržovat vlastní servery, je cloud extrémně bezpečným způsobem ukládání dokumentů,“ uzavírá Jitka Štědroňová.
